Hoy en día, se reconoce en el mundo que es indispensable para cualquier profesional dominar el uso del software Excel, pero su comprensión no es fácil. De hecho, con sus múltiples funciones, Excel es un software que no puede ser utilizado fácilmente por un novato. Sin embargo, gracias a este artículo, podrá descubrir este programa de hojas de cálculo con tranquilidad.
Escriba la fórmula adecuada
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El uso de fórmulas es parte de las bases de un buen conocimiento del software Excel. Cuando desea trabajar con una fórmula que no conoce, el truco consiste en ir al menú « Fórmulas ». Luego, haga clic en « Insertar función » y elija la opción « Buscar una fórmula ». Escriba en el campo que se le presentará su consulta y en unos segundos se le mostrarán las diferentes funciones.
Si, por el contrario, se refiere a una celda que debe ser utilizada cada vez, basta con agregar el símbolo de dólar ($) delante de la referencia de la fila y de la columna. Cuando duplique la fórmula en otra fila o columna, solo necesita seleccionar correctamente la referencia de la celda que no debe cambiar. Luego, presione la tecla F4 y automáticamente el software añadirá el símbolo de dólar delante de la referencia de fila y columna seleccionada. Así podrá utilizar esta funcionalidad para realizar, por ejemplo, un calendario 2019.
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La reproducción de una fórmula
También es posible con Excel adaptar una fórmula a celdas específicas. Solo necesita hacer clic en la esquina inferior de la celda que contiene la fórmula y verá aparecer una cruz. Luego, desde donde está posicionada el ratón, haga un arrastre para aplicar la fórmula a las diferentes filas posteriores.
En una tabla que tiene varias filas (cientos), la reproducción de una fórmula se realiza mediante una operación simple. Esta consiste en agarrar el controlador de la fórmula escrita en la primera fila. Luego, deberá arrastrar hacia abajo la cruz. Para automatizar esta acción en Excel, solo necesita escribir en la primera fila la fórmula y luego hacer doble clic en el controlador.
La inserción de la fecha y la hora en una celda
Si se trata de una inserción rápida de la fecha y la hora en una celda, hay atajos de teclado que permiten realizar esta operación fácilmente. Aquí hay algunas combinaciones de teclas que le ayudarán a hacerlo rápidamente después de seleccionar la celda en la que desea insertar la fecha o la hora:
- Para insertar la fecha actual, presione Ctrl+ ; (punto y coma).
- Para insertar la hora actual, presione Ctrl+Mayús+ ; (punto y coma).
- Para insertar la fecha y la hora actuales, presione Ctrl+ ; (punto y coma), luego Espacio, y finalmente Ctrl+Mayús+ ; (punto y coma).
La creación de un gráfico
Excel es un software que permite crear gráficos fácilmente para explicar mejor una situación. Para crear un gráfico, debe seleccionar los datos y hacer clic en la pestaña « Insertar ». Esta acción le dará acceso a los diferentes tipos de gráficos preexistentes que podrá elegir en la pestaña Gráficos recomendados. También puede seleccionar los datos a mostrar en el gráfico y luego presionar las teclas ALT+F1 para generar un gráfico instantáneamente.
Realizar operaciones de suma y promedio sin fórmula
Cuando se le solicita calcular la suma de una columna, hay en la hoja de cálculo fórmulas predefinidas que permiten ahorrar tiempo. De hecho, en lugar de aplicar una fórmula, puede simplemente seleccionar las celdas correspondientes. Entonces, aparecerá en la parte inferior derecha de la hoja de cálculo, la suma de los datos y su promedio.